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Remboursement du frais de kilométrage 101

par LogikSuite le 18 avril 2021

Chaque nouvelle fin de mois vient avec son lot de questionnements concernant les comptes de dépenses. Les employés ont mille et une questions sur ce qui est remboursable et ce qui ne devrait pas être pris en compte. Quel type de frais de kilométrage peuvent-ils se faire rembourser? Non seulement les employés en perdent leur latin, mais le département de la comptabilité se retrouve à gérer du cas par cas et une montagne de paperasse.

Avec le télétravail qui fait désormais partie du quotidien de plusieurs entreprises, il est peut-être temps de considérer une modernisation ou opter pour une meilleure structure de la gestion des dépenses au sein de l’organisation. Voici quelques pistes afin d’alimenter votre réflexion.

Calculer le remboursement kilométrique

Selon le secteur visé, le taux de kilométrage à appliquer pour une demande de remboursement peut varier. Pour le calcul du remboursement kilométrique, il est possible de se baser sur une référence gouvernementale. Cependant, le taux du gouvernement est souvent plus bas que celui utilisé en entreprise.

L’important est que votre taux soit partagé à tous les employés qui ont un compte de dépenses afin qu’il n’y ait pas d’ambiguïté. Pour éviter les malentendus, pensez à inclure les détails et les processus dans des documents de référence comme un manuel d'employé par exemple.

Quelles informations fournir pour une demande de remboursement de frais kilométriques ?

En fournissant une liste d’informations à fournir au sein de votre organisation, vous vous assurez d’une ligne directrice et d’une uniformité dans les demandes de remboursements.

Voici quelques champs spécifiques pour faciliter le calcul de l'indemnité kilométrique :

  • La date du déplacement.
  • Le motif du déplacement.
  • La distance parcourue pour le déplacement spécifique.
  • La distance parcourue cumulée totale depuis le début de l'année fiscale afin de calculer les différents paliers en cas d'utilisation intensive.

De plus, il est important de préciser que seul le propriétaire de la voiture est en mesure de demander un remboursement des frais de déplacement. En effet, même s'il fait du covoiturage avec un collègue, lui seul est responsable de supporter les frais généraux liés à sa voiture.

Quand est-ce que les frais de kilométrage doivent être assumés par l’organisation?

Le remboursement des frais de kilométrage ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. Par exemple, tout déplacement entre le bureau et un fournisseur ou un client est considéré comme remboursable par l’organisation.

Afin de calculer le nombre de kilomètres à inclure dans le compte de dépenses, Google Maps est un outil fiable. En entrant l’itinéraire, on obtient le nombre de kilomètres parcourus. 

De plus, il existe de nombreux outils et applications mobiles qui peuvent simplifier grandement le calcul du frais de déplacement et la production de rapports. 

Dans le cas où l’employé serait appelé à être beaucoup sur la route dans le cadre de ses fonctions, le remboursement des frais de déplacement pourrait comprendre l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Cet aspect est à valider auprès de l’entreprise par l’employé avant d’inclure ces frais au compte de dépenses.

Frais de kilométrage : attention aux fraudes

Les comptes de dépenses constituent un terrain de jeu idéal pour les fraudeurs. Plus le processus est traité manuellement, plus les fraudes peuvent s'accumuler. Quelques frais supplémentaires ici et là représentent à la fin de l'année une perte substantielle pour les entreprises. 

Les frais de kilométrage n'en font pas exception. Connaître les techniques des fraudeurs permet de mettre en place les bonnes pratiques et les bons outils pour les détecter facilement. 

Voici quelques exemples de tricheries possibles :

  • Voyager plusieurs collègues dans une même voiture et déclarer des voyages individuels afin de réclamer plusieurs comptes de dépenses.
  • Ajouter quelques kilomètres sur tous les déplacements afin d’obtenir un remboursement plus important.
  • Profiter d'un déplacement professionnel remboursé pour faire un détour à des fins personnelles.
  • Prétendre faire un déplacement professionnel pour un rendez-vous qui a été annulé, décalé, ou qui s'est tenu en vidéoconférence. 
  • Prétexter un accident ou des travaux sur la route afin de faire un (faux) détour qui ajoute quelques dizaines de kilomètres au compteur.

 Afin de limiter les tentatives de fraudes, une des solutions consiste alors à installer un système de géolocalisation sur l'application de gestion comptes de dépenses des téléphones professionnels de vos employés. Vous aurez ainsi la carte des déplacements ainsi que le nombre de kilomètres effectués. 

Une autre solution possible, en particulier pour les déplacements récurrents, consisterait à effectuer des moyennes. Par exemple, si un client se trouve à 50 kilomètres du bureau, vous pouvez accepter des écarts entre 45 et 55 kilomètres. 

À quelle fréquence faire les remboursements de frais de déplacement?

Tout dépend des politiques de l’employeur, de l’organisation personnelle de l’employé et la fréquence de ses déplacements. Certains le font quotidiennement, de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Si vous n'avez pas d'outils numériques pour vous accompagner dans la création et la gestion des comptes de dépenses, il est conseillé de les faire le plus rapidement possible. Cela évite les oublis, les erreurs, et assure une comptabilité plus stable autant pour l’entreprise que pour l’employé. Pour de nombreux employés, ces montants représentent des sommes importantes. 

Comment organiser la gestion des comptes de dépenses des employés?

Un bon système d’organisation est la clé pour bien gérer les comptes de dépenses au sein de votre entreprise. Privilégiez un système simple et préformaté afin que le processus soit facile et surtout accessible pour tous. Mettez à la disposition de vos employés une procédure claire avec les critères de remboursement préétablis. Demandez aux employés de fournir des précisions : s’il s’agit de frais de déplacement, où sont-ils allés et pour quel motif? 

Avec un logiciel de gestion des finances permettant de gestion de comptes de dépenses, vous pouvez améliorer la productivité, la conformité et le contrôle des frais professionnels. Vous pouvez catégoriser les dépenses professionnelles automatiquement avec les images des reçus en plus d'assurer la conformité à la politique de dépenses. Un logiciel de gestion de comptes de dépenses vous permet de faciliter la gestion des comptes de dépenses et de rembourser vos employés plus rapidement.

Autres types de comptes de dépenses 

En conclusion, le remboursement des frais de déplacement n’est qu’un élément parmi tant d’autres qui doit être pris en considération dans la gestion des comptes de dépenses en tous genres. Par exemple, les repas, et l’hébergement viennent aussi s’ajouter aux remboursements de frais de kilométrage.

La clé afin de bien tenir les comptes est d’être bien organiser, de donner des règles et des procédures claires à l’ensemble des employés concernés. Vous éviterez ainsi les zones grises à propos des inclusions et des exclusions, et limiterez le nombre d’erreurs et la confusion au sein de l’organisation. Enfin, avec une organisation optimale et un système de gestion des comptes de dépenses, vous n’aurez plus besoin de passer des heures à faire l’inventaire de vos dépenses et de celles de vos employés.

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