Plusieurs options s’offrent à vous pour améliorer la productivité de votre équipe. Un élément central à la plupart de ces options et, surtout, au quotidien des employés est votre outil ou vos outils RH. Ceux-ci n’affectent pas seulement les tâches de l’équipe des ressources humaines, mais celles de tous les membres de l’équipe. Dans n’importe quelle entreprise et dans tous les secteurs comme le commerce de détail, manufacturier ou autre, la gestion des ressources humaines se fait de l’une des trois façons suivantes :
- Via plusieurs outils RH, logiciels et applications ;
- Via plusieurs outils RH, logiciels et applications interconnectés ;
- Via un seul outil RH centralisé.
Explorons chacune de ces options, leurs avantages et leurs inconvénients. Nous vous proposons également quelques conseils pour une utilisation optimale de ces trois approches.
Pourquoi utiliser plusieurs outils RH
Le principal avantage de cette approche est assurément la gratuité et l’accessibilité de certains outils. Prenons l’exemple de Microsoft Excel. Vous disposez sans doute déjà d’une licence de la suite Microsoft Office et de nombreuses personnes dans votre équipe connaissent déjà cet outil ou sont du moins familières avec son interface. Au premier coup d'œil, Excel et d’autres outils gratuits comme Trello et Google représentent donc des options faciles et à portée de main.
Il faut tout de même rappeler que ces outils ont cependant des fonctionnalités limitées. En matière de gestion des ressources humaines, ils ne sont pas synonymes d’efficacité. À long terme ou en période de croissance, ils s’avèrent moins intéressants et peuvent devenir une source de problèmes. Ils demandent inévitablement beaucoup de gestion et plus de formation.
Conseil
Si vous optez pour gérer vos ressources humaines à l’aide de plusieurs plateformes, compilez les marches à suivre et les attentes dans l’utilisation des différents outils via de la documentation claire ou des vidéos explicatives à un seul et même endroit. Cela aidera grandement les gestionnaires, les employés et l’équipe RH. C’est un incontournable pour éviter autant que possible la confusion et les malentendus.
Pourquoi connecter ses outils RH
Certains outils RH peuvent se connecter entre eux, soit par des plugins offerts par les fournisseurs des outils ou à l’aide d’API (interface de programmation d'application). Cela est une option intéressante si vos outils actuels font l’affaire et s’ils continueront de combler vos besoins à long terme. Dans cette situation, la courbe d’apprentissage sera assurément moins importante que lors de l'implantation d’un nouvel outil RH, mais il faudra tout de même prévoir une période d’adaptation.
Restez également conscient que vous serez dépendant de plusieurs solutions simultanément. Plus les systèmes et les interfaces en jeu sont nombreux, plus les sources de problèmes possibles seront nombreuses. Ils pourraient se «déconnecter» éventuellement et tout votre système tombe alors à l’eau…
Conseil
Cette solution est souvent plus coûteuse. Les économies d’échelle ne sont pas possibles et vous disposerez de peu de leviers pour négocier. Assurez-vous donc de comparer les coûts entre, d’un côté, l'implantation d’un logiciel RH tout-en-un et, de l’autre côté, le développement et l’entretien d’API.
Pourquoi utiliser un seul outil RH pour tout
Un logiciel RH centralisé offrira tous les outils dont vous avez besoin et les connectera les uns aux autres. Tout se parle ensemble et aucune information n’est perdue ou doublée! Vous avez ainsi un meilleur contrôle sur les données en tous genres; dossiers employés, paie, formations, demandes de vacances, etc.
Souvent intuitifs, les logiciels RH vous permettent d’automatiser certains processus. Cela représente un gain d’efficacité considérable pour les ressources humaines et tous les employés. C’est moins de suivis, de procédures administratives et de tâches sans valeur ajoutée. Vous avez donc plus de temps pour ce qui compte vraiment.
Notez que, selon la taille de votre entreprise, des économies d’échelle sont parfois possibles avec ce genre d’outils RH. N’hésitez pas à demander puisque c’est une dépense importante.
Conseil
L'implantation d’un logiciel RH demeure un investissement de temps et d’argent. Il est donc essentiel de bien évaluer les différents fournisseurs et leurs solutions technologiques. Pour prendre une décision éclairée, basez votre réflexion sur des critères clairs et pertinents.
Quel que soit l’outil ou les outils RH choisis, vous bénéficierez de l’uniformisation de vos processus internes et de la centralisation de vos données. Pour les PME comme pour les grandes entreprises, cela engendre des économies de temps très appréciées et une augmentation accrue de la productivité.
