Organisation du télétravail : 4 conseils RH utiles
Le télétravail est là pour rester. Il faut donc plus que des solutions temporaires, il faut penser au long terme! Lorsqu’il est bien organisé et structuré, le télétravail est synonyme de productivité maintenue voir accrue, d’attraction et de rétention du personnel et de baisse du taux d’absentéisme. Il permet également une diminution des coûts fixes, tels que loyer, frais d’électricité, de chauffage, etc. D’un point de vue humain, la meilleure conciliation travail/famille permise par le télétravail contribue au bonheur et à la paix d’esprit des employés. Quelles que soient vos raisons d’encourager le télétravail dans votre organisation, il vous faut tout de même bien organiser le tout pour que ça fonctionne. Voici quatre conseils RH utiles pour l’organisation du télétravail.
4 conseils utiles pour organiser le télétravail
- Créez une routine d'équipe
- Assurez-vous que vos employés sont bien installés
- Utilisez les bons outils numériques
- Simplifiez les processus internes
1. Créez une routine d'équipe même à distance
L’un des effets négatifs du télétravail est l’absence de structure et de suivi dans le quotidien des employés. Ils peuvent se sentir livrés à eux-mêmes ou un peu laissés au dépourvu par cette nouvelle situation. De l’autre côté, l’employeur, quant à lui, perd de vue l’avancement des tâches. En plus des enjeux de productivité, la cohésion d’équipe et le plaisir de socialiser avec les collègues peuvent prendre tout un coup et diminuer. Si le télétravail n’est pas bien géré, le bonheur au travail est grandement affecté. La mise en place d’une routine devient une solution intéressante pour pallier tous ces problèmes.
Gérer la productivité grâce à la routine
En créant des rendez-vous réguliers avec les télétravailleurs, l’employeur pourra maintenir une bonne communication et, par le fait même, assurer un suivi efficace du travail accompli, favoriser une saine gestion et prévenir les conflits.
Vous pourriez par exemple prévoir des rencontres quotidiennes pour discuter des projets complétés, des nouveautés, des enjeux et des tâches à venir. Ces discussions vous aideront à organiser le travail de chacun de manière plaisante et efficace tout en vous assurant que vos équipes connaissent bien les objectifs à atteindre et sont toujours au courant des activités de l’entreprise. Des malentendus peuvent être évités et vous pouvez repérer les potentielles sources de problèmes de façon régulière. Vous conserverez ainsi un bon niveau de productivité.
Entretenir la cohésion d’équipe et le bonheur au travail grâce à la routine
L’absence de rencontres et de rassemblements physiques est un enjeu pour la fidélisation des employés envers l’employeur. Il devient donc primordial de mettre en place un bon système d’accueil et d’intégration pour les nouveaux ainsi que des outils de communication aidant les échanges et la socialisation. Le maintien des liens humains permet de conserver l’esprit d’équipe et de faciliter la collaboration, et les relations interpersonnelles aident à prendre soin de la santé mentale de chacun.
Pensez à organiser des rencontres hebdomadaires ou mensuelles au ton plus convivial. Vous pourriez en profiter pour célébrer les réalisations de chacun et le travail bien fait. Alors que la motivation est parfois difficile à trouver en télétravail, ces rencontres aideront à raviver les troupes. La création d’un canal de communication informel, comme un clavardage, ou l’organisation d’événements de divertissement (activités ludiques, 5 à 7, café virtuel...) favorisent aussi l’esprit d’équipe en permettant à ses membres de développer et préserver leurs liens.
2. Assurez-vous que vos employés sont bien installés à la maison
En passant au télétravail, certains employés se retrouveront peut-être dans un espace qui n’est pas adapté à leurs activités quotidiennes. Un poste de travail ergonomique permet d’éviter les blessures et les douleurs. Il leur faut donc un bon bureau, une chaise adaptée, peut-être des écrans supplémentaires, etc. Aidez vos employés à trouver agréable leur environnement de travail en leur suggérant de bonnes pratiques, en fournissant de l’équipement et en les invitant à bouger régulièrement et à prendre des pauses. Vous pouvez également amener l’entreprise chez eux en offrant des « goodies », des accessoires à l’image de votre entreprise et autres cadeaux en tous genres.
3. Utilisez les bons outils numériques pour l’organisation du télétravail
Vos outils actuels sont-ils bien adaptés pour le télétravail? Il faut y réfléchir. Considérant que le télétravail commence à être bien enraciné dans les habitudes, il serait important de confirmer que vos outils sont les plus efficaces possible pour cette nouvelle réalité. Une application pouvait être très utile en présentiel, mais pas du tout adaptée pour le travail à distance. Assurez-vous que vos outils sont adaptés à vos besoins, cela vous amènera des économies de temps et de ressources.
Pour vos ressources humaines et vos gestionnaires
La gestion des ressources humaines à distance est tout un défi, mais avec les bons outils elle peut être facilitée. Est-ce que vos équipes RH et vos gestionnaires ont facilement accès aux données dont ils ont besoin? Un outil entièrement en ligne sera utile puisqu’il sera accessible partout et en tout temps. Des outils complets réunissant de nombreuses fonctionnalités se retrouvent aujourd’hui sur le marché. Ils peuvent même centraliser plusieurs de vos applications et processus pour plus d’efficacité et de rapidité. L’implantation d’un logiciel RH offre plusieurs bénéfices dans la gestion des employés et du télétravail.
Petit conseil : considérez un outil offrant du support et de l’assistance pour éviter les mauvaises surprises et les maux de tête!
Pour vos employés
Selon les besoins de votre équipe et le genre de projets réalisés, plusieurs outils peuvent vous aider dans l’organisation du télétravail. Un aspect incontournable est l’accessibilité. Un outil 100 % web sera donc particulièrement utile puisqu’il sera accessible en tout temps, et ce, peu importe l’endroit où vous êtes.
Voici quelques exemples d’outils qui pourraient vous être utiles :
Outils de travail collaboratif :
Outils de gestion de projet et de compte client :
Outils de communication en équipe :
- Fonctionnalité de gestion des communications de LogikSuite
- Slack
- Facebook Workplace
4. Simplifiez les processus internes impliquant vos employés
Les bons outils vous permettront aussi de simplifier vos processus internes. Cela passe en grande partie par l’automatisation. Automatiser certains processus, tel que l’accueil et l'intégration des nouveaux employés, vous assure de n’oublier aucune étape et d’offrir une expérience standardisée à chaque personne.
Vous pouvez également responsabiliser vos employés lorsque possible. Donnez-leur le contrôle de certaines tâches comme les demandes d’absences et les comptes de dépenses. Par exemple, avec l’application de feuilles de temps et de gestion des présences de LogikSuite, les employés n’ont plus besoin de passer par vous pour faire la gestion de leur temps. Toutes les demandes de congés, de vacances, d’absences ou autres sont automatiquement comptabilisées dans l’application. Les gestionnaires n’ont besoin que d’approuver les demandes par la suite. La même chose est possible pour les évaluations de performance : envoyez l’autoévaluation via un formulaire en ligne simple à compléter!
Avec une routine adaptée à votre équipe ainsi que l’équipement nécessaire et des outils efficaces, l’organisation du télétravail devient simple et, surtout, rentable pour votre organisation. Le travail de chacun est facilité, autant celui des ressources humaines et des gestionnaires que celui des employés.
