Comment bien accueillir les nouveaux employés
La première impression qu’un employé a de votre entreprise peut grandement impacter son comportement au travail et la suite de son intégration. S’il arrive dans un environnement désorganisé, sa motivation et son rendement seront négligeables et cela pourrait aussi influencer le reste de l’équipe. Cela étant dit, lors de l’accueil d’un ou de plusieurs nouveaux employés, l’équipe de Ressources Humaines doit s’assurer d’avoir les informations nécessaires et d’être préparée afin que l’entrée en poste soit optimale. De plus, commencer un nouvel emploi peut être une source de stress pour plusieurs. C’est pourquoi il faut demeurer empathique pour rendre l’expérience la plus agréable possible.
Bref, l’intégration de nouveaux membres de l’équipe peut s’avérer être une tâche laborieuse. Il faut donc décortiquer le processus en étapes simples à suivre pour faciliter le tout, autant pour l’équipe RH que pour les arrivants. Voici quelques conseils pour vous aider à être bien préparé lors de l’arrivée d’un nouvel employé.
Préparation avant l’arrivée de l’employé
Avant l’entrée en poste d’un employé, il y a plusieurs informations à récolter et à organiser à l’interne. Évidemment, vous devez avoir la documentation de base sur l’employé, tel que son spécimen chèque, son numéro d’assurance sociale (NAS) et ses coordonnées personnelles. Il est préférable de recueillir ces informations de base avant la première journée de travail : vous pourrez alors vous concentrer sur les étapes à valeur ajoutée lors de votre rencontre au lieu de remplir cette paperasse avec l’employé.
Pour offrir une expérience d’intégration intéressante, il est également important d’annoncer l’arrivée de la nouvelle personne au reste de l’équipe avant sa première journée. De cette façon, si l’employé arrive au bureau avant la personne responsable de son intégration, quelqu’un d’autre pourra l’accueillir adéquatement en attendant la personne responsable. De plus, l’employé se sentira déjà un peu dans l’équipe! À ce sujet, n'oubliez pas de planifier des moments durant les premières semaines de travail afin que le nouveau ou la nouvelle ait la chance de rencontrer les autres membres de son équipe. L’aspect social est primordial à un bon environnement de travail et va rendre le processus d’intégration beaucoup plus agréable.
Afin que l’accueil soit optimal, il faut aussi faire en sorte que l’employé, soit en mesure de commencer son travail dès sa première journée en poste. Ainsi, s’il y a de l’équipement à commander, des accès électroniques à configurer, un uniforme ou un poste de travail à réserver, il faut s'assurer que tout est mis en place et est fonctionnel avant son arrivée. La même chose va pour le contrat de l’employé, l’organigramme à jour, ainsi que les documents d’embauche. Il faut s’assurer de tout planifier d’avance pour que la journée se déroule le plus simplement possible.
L’accueil du nouvel employé
La journée d’accueil est une journée chargée, autant pour vous que pour le nouvel employé. Il y a beaucoup d’informations à couvrir, mais il faut tout de même s’assurer de faire vivre une belle expérience d’accueil à l’employé et cela implique entre autres de ne pas l’étourdir avec trop d'informations. Allez donc à l’essentiel!
Commencer avec un mot de bienvenue et le plan de la journée afin que l’employé puisse avoir une bonne idée du déroulement de sa journée. Puis un rapide survol de l’entreprise (sa mission, ses valeurs, l’organigramme, etc) sera une bonne façon de poursuivre la discussion.
Il est aussi important de faire visiter les lieux dès la première journée de travail pour que la nouvelle personne puisse se situer dans les bureaux. Montrer les endroits les plus fréquentés, tels que la cuisine, les salles de bain, les salles de conférence et bien évidemment, l’endroit où l’employé va travailler. Cela va également vous permettre de vous dégourdir, tout en acclimatant votre employé à son nouvel environnement.
Lors de l’accueil, vous devez aussi couvrir la description de tâches du poste qu’il ou elle occupera. En effet, il est très important de s’assurer que les deux parties sachent ce qui est attendu. Ainsi, discutez de la description des tâches, des objectifs, des formations à suivre, des conditions de travail et des services offerts aux employés, etc. L’employé doit bien comprendre ses objectifs et les attentes que vous avez envers lui pour qu’il puisse bien faire son travail. L’important est d’être clair pour s’assurer que son intégration se passe bien.
Par la suite, il faut décrire le salaire, les avantages sociaux, l’horaire de travail, les politiques internes, les procédures de paye, etc. Bref, tous les détails plus techniques que l’employé doit savoir avant de commencer son travail.
Finalement, il faut s’attaquer à la paperasse. C’est le moment de discuter du contrat d’embauche pour s’assurer que le tout concorde bien avec ce que l’employé avait compris du poste et pour éviter de mauvaises surprises. Il faut aussi présenter les assurances qui sont couvertes par l’emploi et remettre le manuel de l’employé. S’il y a des modifications à faire, c’est important de régler le tout dès l’entrée en poste et avant les signatures officielles pour que ce soit le plus simple et efficace possible, autant pour vous que pour le nouvel employé.
Il y a donc plusieurs étapes importantes lors de l'accueil de nouveaux employés. Bien qu'il soit toujours intéressant de rencontrer l'employé en personne, certaines étapes peuvent aussi facilement se faire en ligne et plusieurs outils sont disponibles afin de vous aider dans votre processus d'accueil et d'intégration. Cette option sera particulièrement pertinente si votre employé opte pour le télétravail!
Quoique les premières journées soient cruciales à l’intégration d’un employé, le processus ne s’arrête pas là. Pour que l’employé se sente réellement apprécié et à sa place, il est important de faire des suivis réguliers pour s’assurer que tout va bien de son côté. De cette façon, s’il a une inquiétude ou un problème quelconque, on va pouvoir l’attaquer à sa source et le régler le plus rapidement possible. Assurer le bonheur et le bien-être de vos employés est votre priorité, il faut donc maintenir un bon contact avec eux pour éviter d'éventuelles complications.
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