L'ABC des évaluations annuelles de performance

La gestion de la performance ne se limite pas à la mesure du rendement des employés. L’objectif est d’activement contribuer au développement de l’entreprise. En effet, lorsque cet outil est bien adapté à vos activités et à votre culture organisationnelle, il vous fournira les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées et améliorer votre productivité. La force des évaluations annuelles de performance se trouve dans les discussions avec les employés, dans les interactions humaines, pas dans de simples formulaires. Apprenez-en plus sur le sujet et préparez-vous à mettre en place une procédure d’évaluation annuelle efficace et à votre image.

Découvrez des exemples de questions pour une évaluation annuelle de performance pertinente.

L’importance des évaluations annuelles

Pour la performance de l’entreprise

La gestion de la performance des employés contribue à la performance de l’entreprise en permettant de mesurer et d’évaluer une partie importante de ses activités. Cela commence en choisissant des KPI liés à la gestion des ressources humaines pertinents pour votre organisation tels que la diminution du taux de roulement, l’augmentation de la mobilisation des employés, le taux de croissance de l’entreprise, le niveau de bonheur au travail, etc. Tous ces éléments ont un impact sur la productivité et le rendement de toute l’organisation.

Pour la relation avec les employés

Vos employés sont votre ressource la plus importante. Entretenir et favoriser la création de relations solides devraient donc être une priorité. L’évaluation annuelle est l’occasion d’évaluer la performance, mais aussi la satisfaction de chaque employé envers ses responsabilités, ses projets et son employeur. Invitez l’employé à discuter de ses besoins, de ses ambitions et de comment l’entreprise peut l’aider. C’est une façon simple et directe de savoir quoi faire pour améliorer le niveau de satisfaction des employés et, ultimement, réduire le taux de roulement.

Tout commence avec les gestionnaires

Puisque les dirigeants et les cadres sont d’ordinaire responsables de la gestion de la performance et des évaluations annuelles, ils doivent bien comprendre leur rôle et l’importance du processus. S’ils considèrent cela comme une perte de temps ou une source de de stress minant la productivité, ils ne voudront pas l’appliquer ou l’utiliseront de façon inadéquate. Les employés évalués ressentiront leur détachement et leur irritation. L'évaluation ne commence alors pas du bon pied…

Selon l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés du Québec (CRHA), un bon moyen d’assurer l’appui des dirigeants et des cadres est de les impliquer dès la création de l’outil d’évaluation. « Un système de gestion de la performance doit être bien communiqué et accompagné d’une formation donnée aux gestionnaires qui auront à le gérer si on désire en retirer le maximum. », explique-t-on.

Un outil de gestion de la performance spécialement conçu par les gestionnaires qui l’utilisent (c’est-à-dire les évaluateurs) sera plus efficace qu’un outil fait par l’équipe des ressources humaines. La raison est simple : les gestionnaires sont plus au fait du quotidien de leurs employés, de leurs défis et leurs besoins. Ils en seront également les utilisateurs principaux. L’idéal est donc de créer l’outil d’évaluation en collaboration avec les dirigeants/gestionnaires, les RH et les évaluateurs.

Modes d’administration de formulaires d’évaluation

• Autoévaluation : L’employé évalue lui-même ses capacités, ses apprentissages et ses accomplissements.
• Évaluation par le superviseur : L’employé est évalué par son superviseur direct.
• Évaluation par les pairs : L’employé est évalué par un ou plusieurs de ses collègues. Ce type d’évaluation permet souvent d’identifier des opportunités (ou des menaces) que le gestionnaire pourrait ne pas remarquer de par sa position de superviseur.

Pour une évaluation exhaustive, les trois approches peuvent être combinées afin de collecter un éventail de données intéressantes et d’obtenir une vision complète de la situation. Lors de l’entretien d’évaluation annuelle, le gestionnaire pourra discuter des réponses reçues dans les différents formulaires et poursuivre la discussion.

Approche humaine et personnalisée

Afin de rendre l’entretien d’évaluation annuelle plus dynamique, n’hésitez pas à ajouter des micro-discussions à votre processus. Il est recommandé de définir un cadre guidant l’entretien - des questions structurantes et de la rétroaction - mais de tout de même laisser la discussion aller vers autre chose si c’est cela dont l’employé a besoin.

Le fait est que tous les employés ne sont pas pareils! Un formulaire ou des questions standardisées peuvent donc servir de guide, mais, pour obtenir un résultat optimal, il faut faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité. Votre agilité sera un allié de choix tout au long des évaluations annuelles.

Se préparer dès l’embauche

Afin de bien gérer les attentes des employés, les principes du cycle d’évaluation devraient être partagés dès l’embauche. Cela inclut la fréquence, le format, les critères d’évaluation et les objectifs visés.

L’accueil de nouvelles recrues est une étape primordiale pour assurer la réussite de l’employé au sein de votre équipe. En début d’emploi, il est donc recommandé d’effectuer des suivis réguliers avec le supérieur immédiat. C’est l’occasion de valider l’avancement de la courbe d’apprentissage et l’intégration dans l’équipe.

Dans un contexte de pénurie de la main-d’œuvre, toutes les entreprises travaillent d’arrache-pied pour améliorer la productivité. La gestion de la performance est un outil utile pour les organisations de toutes les tailles. Pour en profiter pleinement, il faut toutefois mettre en place une procédure efficiente d’évaluation annuelle. La croissance d’une entreprise dépend de la performance de ses employés, de leur engagement et de l’alignement vers l’atteinte des objectifs.