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7 critères clés lors du choix d’un logiciel RH

par LogikSuite le 18 avril 2021

L’implantation d’un nouveau logiciel de gestion des ressources humaines demande temps et argent. Avant d’investir dans une solution RH qui causera plusieurs changements organisationnels, il est important de bien évaluer les critères permettant de faire un choix éclairé.

Autrement, un logiciel RH inefficace ou mal adapté à la réalité de votre entreprise pourrait engendrer de nouveaux problèmes au lieu de résoudre ceux que vous aviez avant son implantation. L’impact de ce choix peut aller d’une simple perte d’efficacité à une brèche de sécurité informatique.

Afin de vous permettre de prendre une décision informée, nous avons compilé les 7 critères clés pour le choix d’un logiciel de gestion des ressources humaines.

Les 7 principaux critères à considérer pour un logiciel RH

  1. Fonctionnalités essentielles
  2. Service à la clientèle rapide et personnalisé 
  3. Simplicité d’implantation et d’utilisation
  4. Solution évolutive
  5. Sécurité et protection des données
  6. Coûts inhérents 
  7. Formations disponibles

1. Le logiciel RH offre les fonctionnalités essentielles à vos opérations

Dès le départ, il est recommandé de comparer la liste des fonctionnalités offertes par le logiciel de gestion des ressources humaines avec la liste des prérequis de votre département. Ainsi, vous serez assurés que les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin sont incluses.

Voici quelques exemples de fonctionnalités qui pourraient vous être utiles :

Il serait judicieux de faire cet exercice avec votre équipe RH et les personnes impliquées dans la prise de décision au préalable. Cela vous évitera d’oublier des points essentiels et vous permettra d’en dresser la liste avant d’entreprendre vos démarches.

2. Le service à la clientèle du logiciel RH est rapide et personnalisé

Les logiciels de gestion des ressources humaines peuvent provenir de partout dans le monde. Il est recommandé d’en vérifier la provenance avant l’achat puisque les heures d’ouverture de leur service à la clientèle pourraient être incompatibles avec votre fuseau horaire.

Le service à la clientèle est-il disponible 24/7 ? Offre-t-il un service d’urgence en cas de problème majeur ? Ces questions font partie des attentes que vous pourriez avoir envers votre nouveau logiciel RH.

Dans la même lignée, il est souhaitable que le service à la clientèle soit offert dans une langue qui soit comprise par la majorité de vos employés. 

Par exemple, si votre entreprise emploie principalement des personnes unilingues francophones et que le service à la clientèle du logiciel n’est offert qu’en anglais, votre choix risque de créer deux solitudes.

Outre la courtoisie du personnel, il est pertinent de se demander si le service à la clientèle est composé d’experts en technologie qui pourront vous aider à distance et d’experts en ressources humaines qui comprendront votre réalité.

3. Le logiciel RH est facile à implanter et à utiliser

La rapidité d’implantation n’est pas un critère à négliger dans le choix de votre logiciel de gestion des ressources humaines. 

La mise en place de n’importe quel système demande à votre entreprise de mobiliser des ressources en temps et en argent, alors aussi bien s’organiser pour que l’implantation ne demande que le minimum ! Qui plus est, vous aurez peut-être besoin d’heures supplémentaires pour de la formation ou du support informatique.

L’option d’installer le logiciel RH à distance est également un plus, surtout en période de pandémie, quand l’ensemble des employés sont en télétravail.

La possibilité d’importer dans le nouveau logiciel des données existantes dans votre logiciel actuel pourrait, quant à elle, s’avérer cruciale. Ces données ont une valeur et il ne faudrait pas que des années de gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise ne soient perdues durant la transition.

Quant à l’utilisation du logiciel RH, il vaut toujours mieux opter pour une solution intuitive. Plus l’interface est simple à utiliser, plus vos employés vont l’adopter !

La facilité avec laquelle vous arriverez à implanter et à utiliser le logiciel se traduira inévitablement par moins de demandes de support auprès du service à la clientèle, ce qui vous permettra donc de sauver du temps et des maux de tête.

4. Le logiciel RH est en mesure de s’adapter à votre croissance

Un logiciel de gestion des ressources humaines doit avoir une approche évolutive. Sinon, comment va-t-il pouvoir vous assister au meilleur de sa capacité tout au long du parcours de votre entreprise ?

D’une année à l’autre, même d’un mois à l’autre, les besoins de votre département RH vont changer. Il est donc important que le logiciel choisi soit à la fois flexible et réactif. 

Par exemple, l’avènement de la COVID-19 a eu l’effet d’une douche froide pour beaucoup de gestionnaires. Du jour au lendemain, le télétravail a dû être implanté à l’échelle de l’entreprise et de façon quasi permanente.

Ce type de changement, bien que rare de cette ampleur, nécessite une capacité d’adaptation de la part des outils pour respecter les exigences imposées par différents contextes de travail.

D’autant plus que le domaine des ressources humaines lui-même est en constante évolution, n’est-ce pas? Vous avez besoin d’un logiciel RH qui progresse avec votre département, au gré des avancées technologiques et des mises à jour.

5. La sécurité informatique et la protection des données sont prioritaires pour le logiciel RH

Numéro d’assurance sociale, date de naissance, adresse civique : vous détenez des informations sensibles sur vos employés. Il est de votre responsabilité d’assurer la gestion de ces données personnelles de manière sécuritaire.

Les fuites de données qui ont fait la manchette dans les dernières années devraient être des drapeaux rouges pour votre entreprise si vous ne prêtez pas déjà une attention particulière à la cybersécurité. Votre nouveau logiciel RH, lui aussi, doit la considérer comme une priorité.

D’autre part, la configuration des accès au logiciel peut avoir une incidence directe sur la protection des données. Par exemple, il n’est pas souhaitable que n’importe qui puisse avoir accès aux salaires, aux motifs de congés de maladie ou à la nature des mesures disciplinaires de ses collègues.

Lors de vos démarches, n’hésitez surtout pas à poser des questions au sujet de la sécurité informatique et de la protection des données des logiciels RH dans votre mire. Vous dormirez mieux la nuit !

6. Le logiciel RH n’est pas un boulet pour votre budget

Il y deux facettes budgétaires à considérer dans le choix d’un nouveau logiciel de gestion des ressources humaines : le coût d’implantation et les économies réalisées.

En matière de coûts, il est préférable de choisir un logiciel RH dont le prix s’ajuste au gré des fonctionnalités choisies. Ainsi, vous ne paierez pas pour des options qui seront peu ou pas du tout utilisées par vos employés. 

Si les fonctionnalités du forfait de base correspondent suffisamment à vos besoins, vous pourriez choisir de commencer par celui-ci afin de tester les eaux avant de passer à un forfait supérieur plus onéreux.

Si certains logiciels ont une approche forfaitaire, d’autres se basent sur le nombre d’employés. Si tel est le cas du logiciel RH qui vous intéresse, assurez-vous d’être facturé pour le nombre d’employés actifs seulement.

N’oubliez pas de vérifier la fréquence de facturation du logiciel et s’il est possible de mettre fin à votre forfait au moment voulu ! 

En matière d’économies, le logiciel RH doit pouvoir générer un ROI intéressant, c’est-à-dire que les sommes investies dans le coût d'implantation permettent de générer des gains concrets pour votre entreprise.

Ces gains peuvent être calculés en efficacité puisqu’un outil centralisé signifie moins de perte de temps dans l’entrée de données et la gestion de celles-ci, donc moins de pertes d’argent.

Les décideurs de votre entreprise sont peut-être réticents à l’idée d’investir dans un tout nouveau logiciel de gestion des ressources humaines. Bien que leurs interrogations soient valides, il ne faut pas perdre de vue que ce type de logiciel centralise les outils individuels qui sont déjà utilisés actuellement. 

À ce propos, assurez-vous de vous débarrasser des outils qui ne vous serviront plus suite à l’implantation du nouveau logiciel RH pour éviter de payer plusieurs plateformes à la fois.

7. La formation de votre équipe sera facilitée par le logiciel RH

Qui dit nouveau logiciel, dit formation. Durant vos recherches, vous risquez de réaliser que certains logiciels de gestion des ressources humaines sont mieux outillés que d’autres en la matière.

L’attrait d’un logiciel RH avec une approche pédagogique réside dans le fait que vos employés devront être formés pour apprendre à utiliser cette nouvelle interface. Aussi bien que les experts du logiciel en question puissent enseigner à votre équipe les bonnes pratiques à adopter et répondre sans hésitation à toutes leurs questions !

Mieux encore, il serait pertinent de savoir si des formations plus élaborées sur des besoins spécifiques à votre entreprise peuvent être données par les experts du logiciel RH. Former davantage certains employés sur des points précis pourraient vous permettre de faire des gains de productivité plus importants.

Accordez des points aux logiciels de gestion des ressources humaines qui ont un blogue actif sur lequel ils publient des articles éclairants et de la documentation détaillée disponible en ligne.

Au même titre que la disponibilité du service à la clientèle est importante, celle des experts du logiciel RH l’est tout autant. Renseignez-vous avant de signer votre entente !

En résumé, plusieurs critères sont à considérer avant d’arrêter son choix sur un logiciel de gestion des ressources humaines. Peu importe les points que vous choisirez de prioriser, n’hésitez pas à demander une démonstration du logiciel RH que vous convoitez afin de vous assurer d’apprécier la solution choisie, pour longtemps.

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