4 preuves que vous devriez revoir la gestion des comptes de dépenses des employés

La fin du mois approche et vous redoutez le casse-tête des remboursements qui recommencera inévitablement. Repas, fournitures de bureau, kilométrage et plus encore vous attendent. Nous en convenons, le processus de dépôt des comptes de dépenses employés est tout aussi stressant pour les salariés et fastidieux pour le département de la comptabilité. La gestion des comptes de dépenses peut être une vraie corvée, surtout si vous êtes dans une grande entreprise et qu’il y a beaucoup de déplacements d'employés. En plus de crouler sous une tonne de paperasse chaque mois, de nombreuses pertes de temps sont associées à la gestion des comptes de dépenses papier.

Voici 4 preuves que vous devriez revoir la gestion de vos comptes de dépenses au sein de votre entreprise.

1. Comptes de dépenses papier : vous croulez sous la paperasse

L’histoire se répète tous les mois: les employés accumulent des reçus; l'équipe des finances se fraye un chemin à travers des piles de papier vacillantes; la comptabilité tente de tout faire balancer à la fin du mois. Personne ne sort indemne de la gestion des comptes de dépenses papier. Pour l’équipe de la comptabilité, cela signifie d'innombrables heures de saisie de données improductives, de recherche de reçus et d’un nombre incalculable de suivis à effectuer auprès des employés pour recueillir des reçus manquants ou des explications supplémentaires quant aux dépenses soumises.

Pourquoi ne pas optimisé le processus et centraliser vos outils? La comptabilité et le reste de l'équipe peuvent utiliser le même outil et sauver du temps de gestion. C'est un plus côté productivité!

2. Rapports de comptes de dépenses : mission impossible

Les rapports mensuels sont des outils importants pour les membres de la direction et de l’administration. Avec la gestion manuelle des comptes de dépenses de l’entreprise, créer un rapport de dépenses annuel vous prend une éternité. Vous savez que vous aurez une perte de temps inévitable à tout remettre en ordre en plus de faire le suivi auprès des employés qui n’ont pas fait leurs comptes de dépenses. En plus de traiter les comptes de dépenses de vos employés, vous devez de plus examiner les rapports et rechercher les informations manquantes.

La génération de rapports n’est pas qu’une question de cocher quelques cases dans un formulaire. Il en découle une partie d’analyse et cela signifie encore plus de temps et d'efforts de la part de votre équipe de la comptabilité.

Vos experts en comptabilité pourraient faire beaucoup plus pour l’entreprise en mettant à profit leurs compétences et leur capacité d’analyse de données au développement de l’organisation plutôt que d’utiliser leur emploi du temps à de l’entrée de données et la classification de reçus de dépenses.

3. Gestion des dépenses : un casse-tête pour vos employés aussi

Même si vous disposez d'une politique de dépenses complète et très claire, la gestion des comptes de dépense manuelle est un réel cauchemar pour tous. Les employés auront toujours des questions concernant la marche à suivre et le département de la comptabilité se voit dans l’obligation de continuellement répéter les mêmes informations.

En ayant des procédures manuelles, le nombre d’étapes d’une remise de compte de dépenses décourage les employés qui voient ces actions comme une perte de temps. Ainsi, ils repoussent le moment de le faire et prennent donc du retard dans leurs comptes de dépenses. Plus le temps avance, plus les risques d’oublier de les transmettre à la comptabilité augmentent. Sans parler des reçus qu’ils risquent d’égarer faute de reporter la tâche.
C’est un classique inévitable: plus les employés repoussent le moment d’envoyer leurs comptes de dépenses, plus le nombre de suivis de la part de l’équipe de la comptabilité augmentera.

Au final: beaucoup de perte de temps et de frustration des deux côtés...

4. Délais de remboursement : une attente désagréable pour les employés

La gestion des comptes de dépenses papier est une tâche qui demande beaucoup de temps. Malheureusement, quand les délais s’étirent, il est normal que les employés vous relancent afin d’obtenir leur remboursement. Pour une marque employeur, ceci ne donne pas une image positive de l'entreprise. Respecter les délais de remboursement joue un rôle crucial dans le respect que vous portez envers vos employés, car ces montants peuvent représenter beaucoup pour leur situation financière.

Non seulement cela, mais ils peuvent avoir un impact financier négatif important sur vos employés, en particulier lors de la gestion de dépenses importantes telles que les déplacements ou l'hébergement. En avançant les sommes d’argent, les employés peuvent se sentir « financièrement instables » en raison des dépenses qu'ils sont obligés d'engager et des intérêts qui s'accumulent sur leurs cartes de crédit.

Lorsque les membres de votre équipe se retrouvent à payer avec leur propre argent, la dernière chose que vous voulez est d'aggraver l'expérience avec une paperasserie lente.

En conclusion, nous pouvons tous nous entendre sur le fait que vous avez beaucoup mieux à faire avec votre temps que la gestion de comptes de dépenses à la main. Rassurez-vous, il existe des solutions numériques qui vous permettent d’automatiser tout ce processus. Ainsi, vous pouvez dire adieu à la torture quotidienne du processus de rapport de dépenses traditionnel et personne n'aura à perdre un temps et des efforts précieux sur des piles de paperasse.