Trop d’organisations utilisent une panoplie d’outils et de logiciels pour les tâches de ressources humaines. Il n’est pas rare que les employés doivent entrer leur temps dans une application, faire des feuilles de temps dans une autre, en plus de remplir un fichier Excel pour les comptes de dépenses. Utiliser autant d’outils administratifs différents crée des silos et résulte en une importante perte de productivité.
Dans un tel fouillis, votre équipe perd du temps en gestion, en répétition, en apprentissage, en erreurs pouvant facilement être évitées... Cadres et non cadres s'accordent pour dire que travailler avec des systèmes multiples est l’une des principales causes du manque d'efficacité en entreprise.
Bien choisir ses outils administratifs
Centraliser vos outils administratifs est ultimement la meilleure solution pour limiter les silos, minimiser les coûts et faciliter les flux de travail. Plusieurs raisons peuvent vous amener à la conclusion qu'il faut centraliser vos outils RH.
Il existe cenpendant de nombreux types d’outils sur le marché; la décision n’est donc pas si simple. Faire l’intégration de nouveaux outils et de nouvelles procédures est un processus parfois cher et long. Prenez donc le temps d’explorer les différentes options afin de prendre une décision éclairée. Comment s’y retrouver et faire les bons choix?
Tout d’abord, identifiez bien vos besoins. Que souhaitez-vous accomplir grâce à cet outil? Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise? Création de feuilles de temps et facturation de vos clients? Gestion des horaires de vos employés et de la paie? Recrutement et accueil de nouveaux employés?
Lorsque vos besoins sont précisés, vous pourrez mieux déterminer quels outils vous permettront d’accomplir (idéalement) l’ensemble de ces tâches afin de simplifier votre travail et celui de vos employés. Selon vos besoins, plusieurs logiciels et applications existent pour centraliser vos outils administratifs. Il vous faudra donc considérer le type de logiciel qui vous convient le mieux d’un point de vue technologique et accessibilité.
Option 1 : Logiciel SaaS
Un logiciel SaaS (« Software as a Service », en français « logiciel en tant que service ») est une solution applicative hébergée dans le cloud et exploitée sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l'utilisateur. L’utilisateur ne paie donc pas de licence d'utilisation, mais accède librement au service en ligne ou paie un abonnement au fournisseur de service.
Lors de la mise en place de solutions SaaS, les données relatives à l'entreprise cliente, c’est-à-dire l’utilisateur, sont stockées sur les serveurs du fournisseur de la solution. C’est par exemple le cas pour Salesforce ou Google Workspace. Plusieurs autres logiciels SaaS existent afin de combler les besoins d’outils administratifs et opérationnels en tous genres : CRM, logiciels collaboratifs, création de site e-commerce, gestion des ressources humaines et plus.
Option 2 : Logiciel en ligne
Étant 100 % en ligne, ces logiciels sont accessibles de partout et en tout temps. Un des grands avantages de la centralisation avec un logiciel en ligne réside dans l’accessibilité et l’aspect collaboratif de l’outil.
Qu’il s'agisse d’un logiciel de gestion des ressources humaines ou de n’importe quels autres types, la saisie de l’information devrait toujours se faire de la manière la plus simple et fluide possible. Tout centraliser sur un outil utilisant des processus clairs facilitera la prise d’information et, surtout, le partage de celle-ci entre les personnes et les départements. Un exemple courant de processus simplifié est la transformation des feuilles de temps en facture, sans répétition de tâches et sans doublons.
Attention! Plusieurs critères clés devraient être considérés avant de choisir un logiciel.
Option 3 : API
Une API (« Application Programming Interface », en français « interface de programmation applicative ») est un ensemble de définitions et de protocoles utilisés pour interagir sur des applications. Cela permet de faire communiquer et de connecter plusieurs logiciels pour effectuer des échanges de données. Vous créez ainsi des ponts entre vos différents outils administratifs.
Plusieurs API sont sur le marché. Pour une interface personnalisée ou connectant des applications peu communes, il faut toutefois se tourner vers le sur mesure. Par exemple, si vous avez une boutique en ligne et un système de gestion d’inventaire interne, vous voudrez sans doute que les quantités de vos produits soient tenues à jour dans les deux logiciels. Dans cette situation, une API connectant votre boutique en ligne et votre système de gestion d’inventaire pourrait vous aider.
Option 4 : Document explicatif
Un guide rassemblant vos processus, vos manières de faire et vos outils administratifs est sans doute la solution la plus simple et la moins coûteuse. Ce document est particulièrement utile pour former les nouveaux employés ou pour les tâches moins courantes dont il est parfois difficile de se souvenir. S’il est bien fait, votre guide peut devenir une véritable référence pour toute votre équipe!
Cette option est toutefois souvent laissée de côté par manque de temps ou d’effectif. La création de ce document peut prendre beaucoup de temps et d’énergie. Il faudra aussi veiller à le mettre à jour régulièrement.
Cette solution fonctionne bien seule lorsque l’organisation utilise un petit nombre d’outils administratifs ou de logiciels. Il est également pertinent de s’en servir en parallèle à l’une des trois façons précédemment présentées.
Avant de choisir, considérez la pérennité de la solution pour votre organisation. Incorporer une solution moins coûteuse, mais inadéquate se révélera bien plus dispendieux en bout de ligne. La bonne option de centralisation de l’information pour votre entreprise devrait optimiser vos ressources internes, autant financières, humaines que technologiques. C'est l'opportunité d'améliorer la productivité de vos équipes.
