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10 raisons expliquant le manque d’efficacité au travail

par LogikSuite le 18 avril 2021

Dans un monde idéal, la productivité pourrait se résumer en un mot : focus. En revanche, les tâches et responsabilités ne cessent de s’accumuler et les attentes sont de plus en plus élevées. Afin d’atteindre les objectifs, les employés se tournent vers une tendance très présente dans la société moderne : le multitâche. Cependant, est-ce vraiment efficace? Cette pratique suscite plusieurs questionnements quant à ses conséquences à court et à long terme, tant sur le plan physique que psychologique. La surstimulation générée par le multi-tâches engendre parfois l’effet contraire espéré en termes de productivité.  

Dans cet article, découvrez dix raisons qui expliquent le manque d’efficacité au travail de vous et de vos équipes. En comprenant ces potentielles sources de problèmes, vous pourrez mettre en place des solutions adéquates et améliorer la productivité de vos équipes.

1. Un environnement de travail inadéquat

Les difficultés de concentration liées à l’environnement de travail sont fréquentes. Bien que les aires ouvertes constituent une forte tendance dans les environnements de bureaux, la concentration reste un défi pour plusieurs (et même un cauchemar pour certains). Les bruits ambiants et un espace embourbé avec des piles de dossiers à compléter et à ranger nuisent inconsciemment au niveau de concentration.

À cet effet, voici quelques pistes de solutions à ce problème :

  • Privilégiez un environnement de travail calme qui favorise un bon niveau de concentration. 
  • Rangez votre espace et épurez votre surface de travail. Ainsi, il sera plus facile d’avoir les idées claires.
  • Prenez un moment pour créer une ambiance invitante au travail :  une musique de fond, un diffuseur d’huile essentielle, un éclairage optimal, etc.

2. Un manque d’organisation 

Un plan d’action de la journée afin de bien établir les priorités est la clé afin d’être efficace au travail. Un manque d’organisation cause de nombreuses pertes de temps en sautant d’une tâche à l’autre sans jamais finaliser ou accomplir quoi que ce soit jusqu’au bout.

Une mauvaise planification des ressources au sein de l’équipe peut également jouer sur l’efficacité de ses membres. À titre d’exemple, il arrive parfois, par manque d’organisation, de devoir déléguer des tâches à la dernière minute à des intervenants qui ne sont potentiellement pas qualifiés pour la tâche demandée. Le manque de formation et de connaissances techniques des employés peut créer chez eux le sentiment de manquer de temps pour tout faire.  

Voici quelques pistes de solutions à ce problème :

  • En tant que gestionnaire, assurez-vous de connaître les forces et faiblesses des membres de votre équipe afin de déléguer les tâches additionnelles aux bonnes personnes.
  • Maintenez vos agendas à jour afin que vos collègues puissent facilement le consulter et ainsi repérer les plages horaires disponibles pour vous inviter à une rencontre ou pour vous parler.
  • Établissez des règles claires concernant les moments pendant lesquels vos collègues et employés peuvent vous déranger afin de ne pas interrompre votre rythme de travail inutilement. 

3. Une mauvaise gestion des priorités 

À vouloir gérer trop de tâches en même temps, nous finissions par ne rien accomplir du tout.  En ayant une multitude de chantiers simultanément actifs, il est très difficile d’être productif et de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Résultats : les priorités sont mal gérées, les attentes ne sont pas rencontrées, et il y a un manque total d’efficacité au travail. 

Voici quelques pistes de solutions à ce problème :

  • Planifiez vos priorités de la journée la veille et révisez-les au courant de la journée. Ceci vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur l’ampleur de vos tâches.
  • Débutez avec la priorité la plus importante et continuez avec les priorités secondaires. Vous aurez un sentiment d’accomplissement plus fort à la fin de votre journée.

4. Un grand nombre de distractions

La technologie est un élément fantastique dans le monde du travail. Elle nous rend la vie plus simple en évitant de nombreux oublis avec ces rappels automatiques. Avouons-le : nous en sommes tous un peu dépendants! 

Que ce soit depuis votre téléphone mobile, votre ordinateur portable ou votre tablette électronique, vivre sans vos textos, vos courriels et vos appels est pratiquement impensable. 

Qu’en est-il des nombreuses notifications qui apparaissent dans le coin de votre écran? Du « ping » qui annonce un nouveau texto et du « ding » qui confirme que votre boîte de réception contient (encore) un nouveau courriel à lire? Sans parler des dizaines, voire centaines d’alertes, reliées à vos comptes de médias sociaux. Ces notifications, bien qu’elles soient comme une petite surprise que nous avons hâte de déballer, sont des distractions qui vous coûtent votre précieuse efficacité au travail. Vous devez prendre conscience que ce n’est pas une bonne chose d’être constamment interrompu dans vos tâches.

Voici quelques pistes de solution à ce problème : 

  • Désactivez toutes les notifications de vos appareils. Conservez seulement les alertes de rendez-vous de vos agendas.
  • Retirez les applications de médias sociaux de vos téléphones. Il sera plus difficile d’y accéder via le navigateur web et ainsi moins tentant d’aller y perdre de précieuses minutes.
  • Consultez vos courriels à des moments spécifiques de votre journée. Pas à toutes les cinq minutes!
  • Organisez-vous des blocs de travail sans interruption et loin de toutes distractions. Fermez votre téléphone ou mettez-le sur le mode avion s’il le faut.

5. Une difficulté à gérer le stress et l’anxiété 

Pour certains, le stress et l’anxiété deviennent paralysants et impactent grandement leur productivité. Des échéanciers serrés, des présentations importantes à préparer et même un souci de perfection dans les tâches peuvent générer du stress quotidien. À force d’être exposé à un stress nocif, il est normal de perdre de l’efficacité au travail. L’anxiété joue sur notre capacité à se concentrer et il peut devenir ardu de finaliser les tâches.

Voici quelques pistes de solution à ce problème : 

  • Évitez-le multitâche. Travaillez sur une tâche à la fois et faites confiance en vos capacités.
  • Parlez-en avec votre équipe et votre gestionnaire. Il sera plus facile d’obtenir un coup de main lorsque le niveau de stress s’accentue.
  • Utilisez des techniques de respiration telle la cohérence cardiaque qui peut être un bon outil afin de retrouver son calme. 

6. Une utilisation d’outils inadéquats

L'expression populaire québécoise « trop, c'est comme pas assez » prend tout son sens lorsqu’on analyse le nombre d’outils et d’applications utilisées au quotidien. En utilisant trop d’outils différents, les informations importantes sont dispersées et leur utilisation optimale est ainsi diluée. Une utilisation inefficace d’un outil peut aussi provenir d’un manque de connaissance pour les utiliser adéquatement. 

De plus, il est normal de devoir renouveler ses outils de temps à autre. En utilisant des outils défectueux, désuets et qui ne sont plus adaptés aux besoins actuels, cela nuit inévitablement à votre efficacité au travail.  

Voici quelques pistes de solution à ce problème : 

  • Effectuez les mises à jour de vos logiciels et applications. 
  • Optimisez vos processus internes grâce à des outils qui peuvent automatiser certaines tâches manuelles fastidieuses.
  • Obtenez une formation sur l’utilisation de votre outil principal afin de l’utiliser à son plein potentiel.
  • Centralisez vos outils administratifs.

7. Un manque de clarté dans les tâches demandées 

Une mauvaise communication entre les différents intervenants d’un projet peut être catastrophique pour l’efficacité au travail. En n’ayant pas des directives claires dès le début du mandat, les risques de travailler sur des choses qui n’ont pas de valeur sont augmentés. En conséquence, les attentes ne sont pas rencontrées et l’on se retrouve avec des délais supplémentaires pour atteindre les objectifs.

Voici quelques pistes de solution à ce problème : 

  • Assurez-vous d’avoir tous les détails du mandat avant de débuter.
  • Planifiez une rencontre avec tous les intervenants concernés afin que tous soient sur la même longueur d’onde et que les directives soient les mêmes pour tous.
  • Prenez des notes et envoyez un récapitulatif du brief.
  • Évitez les échanges de courriels interminables; privilégiez une discussion de vive voix afin d’éclaircir les points moins clairs.

8. Une fatigue intellectuelle 

La fatigue intellectuelle est bien souvent la conséquence d'un emploi du temps trop chargé et d’un manque de pauses mentales. À vouloir tout accomplir, tout contrôler et ne rien oublier, on réalise que tout devient très compliqué. 

À travers les nombreux appels à retourner, les rencontres avec les clients et les interminables listes de choses à faire à la maison, on se retrouve avec une difficulté à se concentrer. Le niveau d’attention diminue considérablement et les facultés intellectuelles sont réduites. 

On a l’impression d’avoir un blocage mental, que le cerveau refuse de collaborer davantage. C’est normal : le cerveau n’est pas fait pour être sollicité continuellement. 

Voici quelques pistes de solution à ce problème : 

  • Accordez-vous des moments pour vous. Allez vous promener et prendre l’air. Faites une pause le temps de discuter entre collègues.
  • Planifiez un moment pour faire du sport dans votre journée et oxygéner ainsi tout votre corps en libérant le stress.
  • Évitez les environnements bruyants et agités. Favorisez les endroits naturels et relaxants.
  • Permettez à chaque membre de l'équipe de choisir la méthode d'organisation du travail qui lui convient.
  • Déléguez et laissez les autres prendre des décisions.

9. Un sentiment de désengagement envers l’organisation 

Le désengagement au sein d’une organisation peut avoir de nombreuses causes. Suite à la pandémie, de nombreux employés peuvent ressentir de l’isolement créé par le travail à distance, le sentiment de solitude et le manque d’interactions sociales.  

Un manque au niveau de la clarté des objectifs et de la reconnaissance de la part des gestionnaires peut faire en sorte que les employés se sentent moins redevables et moins engagés envers l’entreprise. Certains vivent aussi des relations de travail difficiles (entre collègues ou avec un supérieur) qui favorisent un détachement émotionnel face à l’entreprise. 

Moins vos employés se sentent engagés et fidèles à votre entreprise, plus le taux d’efficacité au travail chutera. L’un ne va pas sans l’autre, malheureusement.

Plusieurs actions peuvent toutefois faciliter l'organisation du télétravail au sein de votre équipe. Voici quelques pistes de solutions à ce problème :

  • Motivez vos troupes en organisant des activités d’équipes et des moments plus informels.
  • Célébrez les bons coups des employés régulièrement en les mentionnant durant vos rencontres hebdomadaires, par exemple.
  • Demandez l’avis des membres de votre équipe afin que ceux-ci comprennent que leur opinion est importante pour l’entreprise.

10. Un impact de la vie personnelle

Nous vivons tous des situations dans notre vie personnelle qui peuvent influencer notre attitude et notre rendement quotidien au travail. Que ce soit des problèmes reliés à la maladie, à un membre de notre famille, au deuil, aux finances, tout stress externe peut toucher grandement l’efficacité au travail. Si vous remarquez que certains membres de l'équipe s'absentent davantage ou qu'ils ne sont pas aussi impliqués qu'à l'ordinaire, pensez à intervenir.

Voici quelques pistes de solutions à ce problème :

  • Offrez du support psychologique (remboursement des frais de consultation, ligne téléphonique exclusive, etc.).
  • Favorisez une flexibilité des horaires à l’interne afin que les heures de travail soient le moins possible touchées par les besoins personnels de vos employés.
  • Assurez-vous que votre équipe des ressources humaines soit à l’écoute et empathique.
  • Gérez efficacement les demandes d'absences et de vacances.

 

Votre équipe gagnera en efficacité au travail en apportant quelques petits ajustements aux points mentionnés dans cet article. Que ce soit dans l’automatisation de certaines tâches ou pour une meilleure planification de vos ressources à l’interne, LogikSuite peut vous aider à améliorer grandement l’efficacité au sein de votre entreprise. Apprenez-en plus!

 

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